Hay muchos motivos de peso por los que es muy recomendable contratar un servicio de administración de nómina o personal para tu empresa. Pero antes de hablarte de las ventajas vamos a explicar bien qué es la administración de nómina o personal (outsorcing).
¿Qué es la Administración de Nómina?
El servicio de administración de nómina también es conocido como Administración de Personal, Subcontratación u Outsourcing (traducido al castellano como tercerización o externalización). Así decimos que la Administración de Nómina o personal (Outsourcing), es el proceso de subcontratación de determinados servicios a otra empresa.
En este proceso, pueden contratarse solo los servicios profesionales, o además de éstos, la coordinación completa del departamento subcontratado.
En cualquiera de los dos casos, al contratar el servicio de Administración de Nómina o Personal la empresa contratante libera a su organización de cargas administrativas para enfocarse en la función central de su negocio.
Para que queden más claras estas dos opciones vamos a poner dos ejemplos fáciles de comprender.
- Un negocio con equipos profesionales en diseño gráfico contrata los servicios profesionales de diseñadores. En este caso, la empresa contratada aporta el personal necesario y lo administra, hace las funciones de un departamento encargado de la nómina, pagar los salarios del personal y se encarga de los gastos como seguridad social, así como del pago de impuestos relacionados con la nómina.
- Una organización desea subcontratar su área de Ventas, pero quiere que la empresa que le proporcione el servicio además de aportar el personal y administrarlo, se encargue por completo de la coordinación del área (como: Supervisar a los vendedores, encargarse de monitorear y coordinar la flotilla de automóviles, coordinar los mantenimientos preventivos y correctivos, supervisar las rutas, etc.). En este caso la empresa que hace la Administración de Personal se encarga por completo del departamento subcontratado.
¿Por qué Administración de Nómina o Administración de Personal en una empresa?
Entre los múltiples motivos que pueden llevar a las empresas a recurrir a la Administración de Nómina o Personal (Outsourcing), existen cuatro que merecen citarse:
- El interés en eficiente sus áreas, aprovechando la consecuente reducción de costos.
- Descubrir que ciertas actividades realizadas dentro de la empresa podrían ser ejecutadas, de forma más efectiva, por una compañía especializada en ese tipo de tareas, con la consecuente mejor calidad de servicio a menor precio.
- La posibilidad de transformar costos variables y poco predecibles, en costos fijos.
- La optimización de los recursos humanos, ya que la empresa contratada se encarga de su entrenamiento y capacitación.
El servicio de Administración de Personal o Nomina (Outsourcing) implica cambios organizaciones, la posible transferencia de activos intelectuales y físicos pero lo más importante, trata de establecer alianzas con firmas colaboradoras que harán más eficientes nuestras tareas no fundamentales.
Casi todo se puede contratar bajo el servicio de Administración de Nómina o Personal (Outsourcing), pero antes de hacerlo, debes comparar y analizar los siguientes aspectos básicos:
- Los costos entre hacerlo tú mismo y contratar el servicio.
- Los antecedentes, referencias y experiencia de la empresa que se va a contratar.
- Las certificaciones y reconocimientos, es recomendable contratar empresas que cuenten con certificaciones en su ramo, ya que esto garantiza sus procesos y la seguridad de tu información.
- La parte legal, es necesario dejar bien asentado en el contrato las condiciones y las sanciones en caso de incumplimientos por parte de la compañía que lleve a cabo dichos servicios.
- Por último e igual de importante es el hecho de que cada trabajador contratado bajo la modalidad de de Administración de Personal o Nómina o (Outsourcing), puede tener la certeza de que dicho servicio está contemplado en la Ley Federal del Trabajo, lo que garantiza ciertos derechos como trabajador: tendrá derecho a salario y seguridad social, además de algunas otras prestaciones que otorgará la institución contratante.
La Administración de Personal o Nómina o (Outsourcing), permite a una organización aumentar su capacidad para desarrollar cierta actividad, delegando dicho desarrollo en una empresa que está especializada en el tipo de actividades que se subcontrata o externalizan.
Además hay 10 motivos por los que deberías contratar el servicio de Administración de Personal o Nomina (Outsourcing):
1. Mejorar el Enfoque de la compañía
Un proceso de Administración de Nomina o Personal (Outsourcing), permite que la empresa se pueda enfocar en problemas globales, relativos al negocio, mientras que los detalles operacionales son asumidos por un experto externo.
2. Acceso a capacidades
Los proveedores de servicios de Administración de Personal o Administración de Nomina (Outsourcing), por naturaleza, son altamente especializados en su campo, y por lo tanto, ofrecen capacidades y conocimientos de alto nivel a sus clientes. Sus habilidades son resultado de fuertes inversiones en tecnología, metodología y personal; además de que cuentan con la experiencia adquirida en el servicio a múltiples clientes bajo variada gama de escenarios.
3. Acelerar los beneficios de la reingeniería
En muchos casos la Administración de Nomina o Personal (Outsourcing), es un subproducto de otra herramienta poderosa de gerencia, la Reingeniería del Proceso de Negocios; cuyo objetivo es lograr mejoras sustanciales en rendimiento, costos, servicios y velocidad.
4. Liberar recursos para otros propósitos
Toda organización tiene recursos limitados, por lo que, al liberar una función en Outsourcing, los recursos internos pueden ser redirigidos a actividades más relacionadas con el objeto del negocio.
5. Reducir y controlar costos operativos
Esta es la razón táctica más importante para contratar Servicios de Administración de Nomina o Personal (Outsourcing), pues el poder tener acceso a un proveedor externo con estructuras de costo más bajas, resulta en una mayor economía de escala y en mayor especialización.
6. Lograr recursos no disponibles en forma interna
En este tipo de situaciones, cuando los recursos no existen en forma interna, y probablemente deben ser creados desde cero, el servicio de Administración de Personal o Nomina (Outsourcing), es una alternativa muy atractiva y viable. En forma similar, el crecimiento fuerte o expansión de operaciones son indicadores de la necesidad de un Outsourcing.
7. Libera a la compañía de procesos fiscales y legales
La empresa que te proporcione el servicio de Administración de Nomina o Personal (Outsourcing) se encarga de llevar todos tus procesos fiscales y legales, incluidos la nómina del personal, con lo cual no tendrás más problemas de multas o cuestiones legales.
8. Optimización de tiempos
Cuando contratas los servicios de una empresa de Administración de Personal o Nomina (Outsourcing), estás garantizando una mayor agilidad en tu proceso de reclutamiento, ya que ellos cuentan con una amplia cartera de prospectos potenciales, lo cual hace posible la contratación del personal en un corto tiempo.
9. Disminuye los costos de reclutamiento, selección y capacitación
Al contratar a una compañía que te proporcione el servicio de Administración de Nomina o Personal (Outsourcing), corre por cuenta de estos el Reclutamiento de Personal, así como la capacitación y en muchos casos las Pruebas Psicométricas y Estudios Socioeconómicos que el candidato requiera.
10. Reduce el número de tareas que no benefician a la organización
La empresa que contrata estos servicios se puede dedicar a realizar sus competencias clave y estratégicas, lo cual debe redituar en una mayor rentabilidad.
Ya tienes algunas razones para considerar contratar el Servicio de Administración de Nomina o Personal (Outsourcing), pero si tienes más dudas y estás indeciso en hacerlo, te invitamos a que te comuniques con nosotros.
